Periodistas Unidos. Ciudad de México a 8 de mayo de 2024.- ¿Cómo la Inteligencia Artificial (IA) es mi nueva aliada en la organización de eventos? IBTM Américas, el show más importante de los profesionales de la industria de reuniones y eventos en Latam y que celebrará su 15 aniversario el próximo 21 y 22 de agosto en el Centro Citibanamex de la Ciudad de México, da a conocer 10 beneficios que el uso de la Inteligencia Artificial aporta al sector de reuniones, ya que innova en todo el proceso de manera permanente.
Se espera que la cuota de mercado global de la industria de eventos sea de $1,965,99 mil millones de dólares en 2028, pues el tamaño del mercado de este sector crecerá a una tasa compuesta anual del 11,1% de 2022 a 2028, según estimó la consultora The Insight Partners. Mientras la analista Statista, señaló que el mercado de IA se multiplicará por veinte para 2030, para llegar a casi $2 billones de dólares.
El mercado de la IA cubre una gran cantidad de industrias. Todo, desde, cadenas de suministro, marketing, organización de eventos, fabricación de productos, investigación, análisis y más, son campos que en algún aspecto adoptan la IA dentro de sus estructuras comerciales. Para Eleonora García, Directora General de IBTM Américas, la IA se ha convertido en un aliado invaluable en la planificación y ejecución de eventos a gran escala tanto en México como en todo el mundo. Desde la fase inicial de organización hasta la gestión en tiempo real durante el evento, la IA aporta una serie de beneficios que optimizan cada etapa del proceso.
En la etapa de planificación –explica Garcia–, los sistemas de IA pueden analizar grandes cantidades de datos históricos y tendencias para proporcionar información valiosa sobre la selección de ubicaciones, fechas y horarios óptimos, así como también identificar las preferencias y expectativas de los asistentes potenciales. Esto permite a los organizadores tomar decisiones informadas que maximicen el éxito del evento.
Durante la promoción y comercialización del evento, la IA puede personalizar las estrategias de marketing y publicidad para llegar a audiencias específicas, utilizando análisis predictivos para identificar los canales y mensajes más efectivos. Esto ayuda a aumentar la participación y la asistencia al evento.
En la gestión logística, los sistemas de IA pueden optimizar la asignación de recursos, como personal, equipos y suministros, para garantizar una ejecución eficiente y sin contratiempos. Además, la IA puede monitorear en tiempo real las condiciones del evento, como la asistencia, el tráfico y la disponibilidad de espacio, permitiendo ajustes instantáneos para adaptarse a cualquier cambio o imprevisto.
Durante el evento en sí, la IA puede desempeñar un papel importante en la experiencia del participante, proporcionando asistentes virtuales y chatbots para brindar información y asistencia personalizada, así como también facilitar la interacción y participación en actividades y sesiones.
Además, después del evento, la IA puede analizar datos de retroalimentación y métricas de rendimiento para evaluar el éxito del evento y proporcionar información para futuras mejoras y optimizaciones.
Ejemplos de cómo la IA ayuda a la organización de eventos
- Análisis predictivo de asistencia: Utilizando algoritmos de IA, los organizadores de eventos pueden analizar datos históricos de asistencia, factores estacionales y tendencias del mercado para predecir la cantidad de personas que podrían asistir a un evento en particular. Esto les permite ajustar la logística, la promoción y la planificación en consecuencia, maximizando la participación y la rentabilidad del evento.
- Personalización de la experiencia del asistente: Los sistemas de IA pueden recopilar datos sobre las preferencias y comportamientos de los asistentes, como sus intereses, hábitos de navegación en línea y experiencias pasadas en eventos similares. Con esta información, los organizadores pueden personalizar la experiencia del asistente, ofreciendo recomendaciones de sesiones, actividades y contenido adaptado a los intereses individuales de cada asistente.
- Chatbots de atención al cliente: Durante un evento, los chatbots alimentados por IA pueden proporcionar asistencia instantánea a los asistentes, respondiendo preguntas comunes, brindando direcciones, horarios de sesiones y otra información relevante. Esto libera al personal de atención al cliente para abordar consultas más complejas y garantiza una experiencia fluida y sin contratiempos para los asistentes.
- Optimización de la programación de sesiones: Los algoritmos de IA pueden analizar el contenido y los perfiles de los oradores para recomendar la programación de sesiones más efectiva y atractiva. Teniendo en cuenta factores como la duración, el tema y el nivel de interés previsto, la IA puede ayudar a los organizadores a crear una agenda equilibrada y atractiva que maximice la participación y el compromiso de los asistentes.
- Detección de problemas y resolución en tiempo real: Mediante el análisis de datos en tiempo real, los sistemas de IA pueden detectar problemas potenciales, como congestión en áreas de alto tráfico, problemas de suministro o retrasos en las sesiones, y tomar medidas correctivas de manera proactiva. Esto garantiza que cualquier problema se aborde de inmediato, minimizando el impacto en la experiencia del asistente y manteniendo el evento en marcha sin problemas.
- Reconocimiento facial para registro y acceso: Utilizando tecnología de reconocimiento facial, los organizadores de eventos pueden agilizar el proceso de registro y acceso. Los asistentes pueden registrarse previamente en línea y luego simplemente escanear su rostro en el lugar del evento para acceder rápidamente, eliminando la necesidad de mostrar identificaciones o boletos físicos. Esto no solo mejora la experiencia del asistente al reducir las colas y los tiempos de espera, sino que también brinda un nivel adicional de seguridad y control de acceso al evento.
- Iluminación inteligente y energía renovable: Los eventos pueden implementar sistemas de iluminación inteligente que ajusten automáticamente la intensidad y el color de las luces según la luz natural disponible y las necesidades del evento. Además, pueden utilizar fuentes de energía renovable, como paneles solares o turbinas eólicas, para alimentar el evento. Esto reduce la huella de carbono del evento al minimizar el consumo de energía y promover prácticas más sostenibles.
- Programa de reducción de desperdicios: Los eventos pueden implementar programas de reducción de desperdicios que fomenten la reutilización, el reciclaje y el compostaje de materiales. Por ejemplo, se pueden ofrecer contenedores de reciclaje claramente etiquetados para que los asistentes depositen botellas de plástico, latas de aluminio y otros materiales reciclables. Además, se pueden proporcionar utensilios y vajilla compostables para reducir la cantidad de desechos plásticos de un solo uso. Este enfoque no solo reduce la cantidad de desperdicios enviados a los vertederos, sino que también promueve una cultura de sostenibilidad entre los asistentes al evento.
- Traducción instantánea: La traducción con IA ha conseguido mejorar la precisión de la interpretación en el momento. Esto facilita la comunicación en caso de que haya asistentes extranjeros en el evento, y al eliminar la barrera del idioma, esta función aumenta las oportunidades de que se cierren negocios internacionales durante eventos corporativos, pues acerca a proveedores, asistentes e incluso clientes potenciales provenientes de distintas partes del mundo. Incluso puede utilizarse durante conferencias, seminarios y congresos, ofreciendo la oportunidad de ampliar la capacitación sin importar el idioma del speaker, además de que se puede ampliar el alcance a través de eventos virtuales e híbridos.
- Videovigilancia para la seguridad: A través de su poderoso ojo digital, la IA examina con precisión cada rincón, detectando sutiles señales de peligro que escapan al ojo humano. Con su análisis predictivo, traza un mapa de posibles amenazas, permitiendo a los organizadores anticiparse y protegerse contra cualquier eventualidad. Su capacidad para discernir patrones y anomalías desenmascara el fraude y garantiza la integridad del evento.